之前介绍过W-2被退回的几大常见原因。

和被退回一样，员工希望公司补发W-2的原因也是五花八门，像是电子版的W-2不小心被员工删除了，或是纸质版的W-2因为各种原因被弄丢了，等等。

但无论原因如何，补发W-2也是属于公司必须履行的义务。

该怎么补发W-2？假如员工给公司的地址不正确，公司又该如何补发W-2？如果遇到了需要补发W-2的情况，那么补发是否有截止日期？

01 如何补发W-2表格？补发有没有截止日期？

公司可以通过电子补发或重新打印的方式，补发W-2表。

如果公司一般以纸质打印W-2表为主，那么公司需要在新打印出来的表格上，注明「REISSUED STATEMENT」，随后将新的表格交给员工。

假如表格上的信息没有做修改，就无需向社会保障管理局SSA重新发送一份W-2，之前发送给SSA的副本仍然有效。

电子补发的方式会更加简单，只需重新发送一份W-2给员工即可，也不需要在表格内添加「REISSUED STATEMENT」。

在进行补发前，公司最好确认补发的要求，确实是员工要求补发，而不是诈骗人员。

W-2内包含了很多员工的个人信息，包括员工的社会安全号码SSN，所以公司一定要提高警惕，防止信息泄露。

公司可以让需要补发表格的员工，填写并签署一份补发申请表，证明补发的需求确实是出于自己的需要。

除此之外，向员工和SSA提交原始W-2表的截止日期为1月31日，但如果是补发的话，则没有这个时间限制。

而为了方便员工进行报税，最好是在员工报税的截止日期前，重新向TA补发W-2表格。

02 员工给的地址不对，公司又该如何操作？

假如员工搬家了、新地址又没有告知公司，那么发送给员工和SSA的地址，自然也是错误的。

而在地址出错的情况下，公司同样需要补发正确的W-2表格。

如果发生这种情况，公司有以下三种解决方案：

第1，制作一份地址正确的、新的W-2表格，并在表格上注明「REISSUED STATEMENT」，并将新的表格发送给员工，但不把新表格的副本发给SSA；

第2，准备W-2c表，并在Box i中填入正确的地址和邮政编码，并将W-2c交给员工，同样不发送新副本给SSA；

第3，向员工获取正确的地址，但不对W-2表的内容做任何修改，直接将表格放入地址正确的信封中寄出。