无论是在国内还是在美国，保存好财务数据都是非常有必要的。
详细的财务数据记录，不仅对生成财务报表至关重要，并且还有助于应对公司被起诉或审计的情况。
而在美国，国税局IRS会强制要求所有企业保留财务记录。
哪些财务记录需要保留，又该保留多长时间呢？
01 各类税务记录的最佳保留时长
一般而言，IRS只会回溯公司过往3年的财务数据，这也是一份纳税申报表的限制期。
当限制期满，公司也就无需再继续保留纳税申报表及其留档。
像是过往的报税税表、收据、其他杂项财务记录等，都需要保留三年，以备查验。
例如，卖家在2021年2月10日，也就是提前了2个月，提交了2020年的纳税申报表。
这意味着，卖家需要将收据、税务记录和其他与申报表相关的资料，保留到2024年的4月15日，即2020年纳税申报表截止日期后的三年。
但是，有些项目会需要卖家保存更长时间。
如果有雇佣当地员工的卖家，相关的雇佣税(Employment Tax)记录，至少保留4年。
假如卖家在税务申报表上不慎遗漏了收入，需要保留这些收入记录至少6年；
当卖家有在美国进行可抵免或扣除的投资交易，则需要保留相关记录至少7年。
需要注意的是，假如卖家被IRS认为是税务欺诈，或是根本不提交纳税申报表，则IRS不受诉讼时效的限制。
02 哪些收据要保存？哪些不用？
以下这些记录，需要卖家着重保留——
- 收据
- 存款信息（现金和赊销）
- 发票
- 付款证明
- 信用卡收据
- 银行对账单
- 小额现金支付的小额现金单
- 应付账款和应收账款
- 工资税记录
- 税务申报
- 以前的纳税申报表
- W2和1099表格
- 支持您纳税申报表上显示的收入、扣除或抵免项目的任何其他书面证据
除了以上这些财务文件外，像公司章程、年度报告，以及各类合同等重要的日常事务文件，都需要妥善保存。
如果卖家存在下列支出，就可以无需保留相关文件：
· 费用低于75美元（住宿费用除外）
· 费用是交通费，不方便拿到收据
· 在计划下报告住宿或餐费，并且有每日的津贴
虽然这些费用不需要保留收据，但在遭受审计期间，纳税申报表上的任何一个商业扣除，都会遭受质疑。
为了减少IRS的怀疑，卖家最好将费用金额、费用的性质和目的、费用发生的时间和地点等信息，记录下来。
