今年3月，一位加州的企业主，因长期未向美国国税局IRS申报和缴纳薪资税，被IRS处以279万美元的罚款。

无论是少交还是晚交，都会因为薪资税而产生相应的罚款。

想要避免因为现金短缺，导致无法按时缴纳薪资税的情况，卖家需要跟踪好每个员工的具体成本，做好工资核算。

01 什么是工资核算？

工资核算是会计日常工作的一部分，是指记录员工薪酬，包括工资、薪资税、福利待遇，以及其他从工资里扣的钱。

所有的信息都放在财务的日记账分录里，以获得薪资支出的概览，和每笔薪资的详细信息。

为什么准确记录这些信息这么重要呢？原因有三。

第一，可以清楚了解每个员工的成本。通过工资核算，卖家可以清楚地看到公司在人力方面的花费，并决定是否要增加或减少这方面的支出。

第二，确保税务合规。进行工资核算并记录，是公司履行了纳税义务和法律义务的证明，也表明了公司符合地方、州或联邦实施的税法，能够减少遭受处罚或审计的风险。

第三，评估公司盈利情况。工资核算不仅有助于回顾公司的人力成本，还能用来预估公司的盈利能力。

而在工资核算的记录里边，应该包括以下几项——

员工薪资，如工资、加班费、提成和奖金；

员工和雇主的预扣款，包括FICA、医疗保险和失业税；

福利预扣，如商业健康保险，和401（k）退休计划；

雇主福利成本，如医疗关怀福利、带薪病假等。

02 该如何有效地进行工资核算？

1.识别工资核算的项目

工资核算的第一步，就是决定好每个员工的薪酬、福利和员工收到工资的频率。

某个岗位的工资范围大概是多少？和岗位薪资相关的统计数据，可以在美国劳工统计局(BLS)官网查询。

而同时，拥有福利的公司，总是会比没有福利的公司，要更具有吸引力。拥有保费福利，将激励员工提高绩效和生产力，有助于公司业绩的提高。

此外，公司还要根据员工的工作时间、职位和提供的服务，决定员工多久收到一次工资。

需要注意的是，卖家还需要获得联邦雇主识别号EIN，才能给员工发工资。

2.完成并提交相应表格

位于美国境内的美国公司，一般需要让员工在入职时，就填写I-9表、W-4表和一张授权表。

I-9表主要用于检查美国境内人员的公民身份。美国的所有企业都必须让员工在被正式雇用前，填写此表格。

W-4表主要是由员工填写，雇主会基于该表格中，员工填写的婚姻状况、赡养老人、子女情况、是否同时有多种工作收入等，从员工的工资中预扣相关税款。

授权表全称Direct deposit authorization form，用于授权给雇主，直接将工资存入雇员的银行账户。

3.计算员工工资

员工工资的计算方法，会因为岗位的不同而有所差别。

但需要注意的是，预扣税可能会因员工的情况，和特定国家或地区的法律而异。

如果遇到此类问题，建议寻求专业机构的帮助。

4.缴纳税款

确定了总体的工资成本后，公司需要以季度或年度的频率，支付特定时间段的税款。

公司需要为每位员工，各填写一份W-2表格，里面包含该员工的年度工资、州和联邦税、健康储蓄缴款和401(k)缴款记录，等等。