由于经济的发展和企业业务拓展的原因，一些公司的业务已经做到了海外国家的市场。各国之间的贸易往来都是比较正常的，涉及到贸易往来的都是避免不了各种文件使用的。文书的往来都是为了能更好的进行贸易磋商，只不过一个国家的公司文件拿到另外一个国家去使用，都是不被承认文件有效性的。
鉴于有着这样的一层障碍，国际上面就流通了公证认证的方式，目的就是为了能使文件可以在各国之间正常的流通和使用。而公证认证的方式有两种，一种是我们都知道的各国的使馆认证，就是大使馆认证，而另外一种就是在1961年正式开始的海牙公约认证，这种认证也是目前为止使用最多的一种认证方式。
不过海牙认证也不是在所有的国家都可以使用，它有着一个限定的条件，就是只有签订了海牙公约的国家才会承认做了海牙认证的文件，也是可以办理海牙认证的。如果文件的使用国不是海牙公约国家，那么就只能办理使馆认证了，或者根据对方国家的要求办理其他国家的海牙认证。
平克曼最近就收到了一个问题，李先生的公司在日本，最近需要将日本公司的文件拿到香港来使用。但是不知道应该办理哪种认证，也不知道具体怎么办理，都需要哪些条件等。随之平克曼根据李先生的要求，对李先生的问题整理了一些材料之后进行回复。
首先我们需要了解的是日本是否是属于海牙公约国家，日本在国际上面是签订了海牙公约的，属于海牙公约国之一，所以是承认海牙认证的。而香港作为中国海牙地区之一，沿用的是英国的公证制度，所以也是承认海牙认证的。那么同属于海牙地区文件的使用只需要办理海牙认证就可以了。
日本公司文件海牙认证办理条件
1、需要提供认证文件的复印件或扫描件
2、提供认证申请人的有效身份证明或护照的复印件
日本公司文件海牙认证的办理流程
1、委托日本当地国际公证律师办理文件公证
2、把公证好的文件交给日本外交部或授权机构办理认证
日本公司文件办理香港海牙认证条件
1、香港需要提供认证文件的原件
2、申请人的护照扫描件
日本公司文件办理香港海牙认证的流程
1、首先需要办理香港国际公证律师办理文件公证
2、再将公证好的文件送到香港高等法院办理认证以及加盖海牙印章-15个工作日左右
经过海牙认证过的文件可以在世界上任意的海牙国家都是可以任意使用的，而且也不需要办理二次认证。并且认证过的文件可以保证文件的签发人和印章是真实有效的。
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